档案是学校宝贵的财富，是维护学校历史的真实面貌，提高学校工作效率、质量不可少的条件，为了有效地保护和利用档案，特制定本办法。

1.文书的立卷，归档工作是学校档案工作的基础和来源，学校各部门把材料的形成，积累归档工作列入本部门的职责范围。

2.各部门要定期向档案室归档，由校统一集中管理，任何部门和个人不得长期保留应归档的文件材料。

3.归档范围：上级下文，各部门在工作活动中形成的办理完毕的具有查考价值的文件材料、会议记录、统计材料等。

4.组卷要求：按年度、级别、机构、期限划分、统一分类、编写帐号、案卷目录、装订写好卷面移交档案室。

5.个人或部门借阅档案应履行学校档案借阅手续，借还及时登记。

附件1：档案库房管理要求

1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不擅自入内。

2.档案库房是存放本校档案资料的专用库房，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.档案库房必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防虫鼠等设施，应及时更换驱虫药物，定期检查消防器材，保持完整，以备急用。

4.库房里柜橱要按类、按顺序编号排列整齐，便于通风顺畅。

5.档案人员要经常了解库房内的温湿度情况，随时掌握温湿度变化。

6.对库房的档案资料要做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

附件2：档案借阅要求

1.借阅档案者，必须按规定办理登记手续，按所要查阅的内容，由档案员负责查找，禁止查阅人员自行翻找。

2.本校人员查阅重要档案，需经领导批准方可查阅，外单位查阅档案必须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查阅。查阅会计档案，要有本单位财务人员陪同。

3.档案材料未经分管领导许可不得外借，借出的档案要限期归还，查阅人员未经许可不得摘录、翻印，确实需要摘录、翻印的必须经领导批准。

4.查阅人员必须爱护档案材料，不得在案卷上涂改、圈点、划线，以及拆换、裁剪等有损档案的行为。

5.档案归还时，档案员必须认真检查案卷有否缺损情况，并及时做好借阅登记注销手续。

6.积极开展档案利用工作，查阅、借阅档案者必须填写档案效果登记表，写明利用目的和效果。

附件3：档案立卷归档要求

1.学校档案实行集中统一管理的原则，各职能部门形成的文档资料，由兼职档案负责收集、整理后交档案员立卷归档，任何部门或个人不得私自保留文件资料。

2.凡属归档范围内的文件、资料，要按时收集、整理，做到日清月结，随时归卷，一般在次年第一季度整理完毕。

3.学校形成的档案，一般根据年度（学年度）问题的方案进行分卷、鉴定、组卷、编目、排列和科学的保管。

4.凡属归档的文件体例格式和书定标准，严禁使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水，一律使用蓝黑或碳素墨水。

5.为了便于对档案的查找利用，要编制案卷目录和卷内文件目录等检索工具。

6.学校档案室应按规定向市档案馆移交档案。

附件4：档案统计、鉴定、销毁要求

1.对档案的收进、保管、利用、移出及时做好统计工作，按时上报档案室基本情况统计表。

2.凡属归档范围的文件材料，必须经按保管期限表判定保管期限，确保案卷质量。

3.凡已到保管期限的档案材料，应重新鉴定其保管价值，提出销毁意见，按规定的审批权限和程序报批。

4.经批准销毁的档案材料，应编造清册，审批手续完备后，确定监销人，方可销毁。

附件5：档案保密要求

1.严格遵守《保密法》，保守党和国家秘密，维护档案资料安全。

2.文件及时收发、登记，机要文件妥善保管，随阅随送，防止文件遗失。

3.传阅严格按传阅范围、规定进行，不准横传，阅文者应保密，不得将文件带入家中或公共场所。

4.严格借阅档案制度，对不符合手续者一律不予借阅。

5.凡涉及秘密事项的，不在普通电话、信件、电报中传递，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记的不记。